مدیریت زمان در فروش | 13 روش و تکنیک استثنایی و علمی + نکات کلیدی
مدت زمان مطالعه : حدود 12 دقیقه
همه آرزو می‌کنند که ای‌کاش شبانه‌روز چند ساعتی طولانی‌تر بود تا به همه کارهایشان می‌رسیدند. حتماً ضرب‌المثل «وقت طلا است» را شنیده‌اید. بدون شک، هر دقیقه‌ای که برای فعالیت‌های فروش صرف نمی‌کنید، به معنای از دست دادن فرصت و درنتیجه درآمد است. اهمیت مدیریت زمان در فروش در اینجا مشخص می‌شود.
به‌علاوه هر قدر کسب‌وکارتان رشد کند؛ فشار و استرس روی شما و تیمتان افزایش پیدا خواهد کرد. با گسترش کسب‌وکارتان از همه طرف درگیر خواهید شد؛ اما این هنر شماست که تعادل را بین تمرکز برای رشد طولانی‌مدت و نگه‌داشتن محتوا، انگیزه و آموزش حفظ کنید.
ازآنجایی‌که اطلاعات ورودی زیاد، شما را بدتر گیج می‌کند؛ از تکنیک‌هایی که در این مقاله آورده شده‌اند، برای مدیریت زمان در فروش استفاده کرده و فقط روی موضوعات مهم تمرکز کنید.
چرا مدیریت زمان برای فروشندگان حرفه‌ای بسیار مهم است؟
برای فروش موفق، باید بتوانید چند کار مختلف را در یک زمان انجام دهید. اینجاست که مهارت‌های مدیریت زمان در فروش وارد میدان می‌شود. فروشندگان چیره‌دست مدیریت زمان بسیار بالایی دارند. همین یک نکته باعث می‌شود عملکردشان ۷۰ درصد بهتر از سایر فروشندگان باشد.
همه‌ی افراد مدت زمان یکسانی را در اختیار دارند، مهم نحوه‌ی استفاده از آن است. مدیریت زمان در فروش برای موفقیت در این کار اهمیت زیادی دارد. هرگاه مدیریت زمان در فروش را به بخشی از برنامه‌ی روزانه‌تان تبدیل کنید، فرصت‌های بیشتری برای بستن معاملات ایجاد می‌شود؛ درنتیجه، می‌توانید کارهای روزمره خود را تکمیل کنید و هنوز هم فرصت داشته باشید که کمی استراحت کرده و نفسی تازه کنید.
تکنیک‌های مدیریت زمان در فروش
در این قسمت برخی از تاکتیک‌های مدیریت زمان در فروش را برایتان ارائه کرده‌ایم که می‌توانید از همین امروز اجرایشان را شروع کرده و بهره‌وری و موفقیت فروش خود را بالا ببرید.
۱. پیشرفتتان را به‌سوی اهداف هوشمند دنبال کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان این است که هدف خاصی داشته باشید که برای رسیدن به آن انتظار بکشید و برایش برنامه‌ریزی کنید. اهداف خود را بنویسید. دقیقاً همان چیزی را بنویسید که برایش تلاش می‌کنید. اهداف کمی و مشخصی داشته باشید؛ هم در تعداد فروش و هم در میزان درآمد ناشی از آن.
افرادی که اهداف مشخص دارند و مرتب میزان پیشرفتشان را چک می‌کنند، ۳۰ درصد بهتر عمل می‌کنند. داشتن اهداف مشخص چیزی را برایتان فراهم می‌کند که منتظرش باشید و میزان انگیزه و موفقیتتان را افزایش می‌دهد. اهدافی روشن و واضح بنویسید. هرچه اهدافتان روشن‌تر باشد، احتمال دستیابی به آن‌ها بیشتر خواهد شد. یادتان باشد که «هدفی که بدون برنامه‌ریزی باشد، آرزویی بیش نیست.»
۲. روی بازاریابی تلفنی مناسب سرمایه‌گذاری کنید
اگر زمان مناسب بازاریابی تلفنی را برای صحبت با مشتری انتخاب نکنید، هم وقت خود را تلف می‌کنید و هم به‌جایی نمی‌رسید. به‌عنوان‌مثال، نباید زمان ناهار با یک رستوران محبوب تماس بگیرید و در مورد کار صحبت کنید.
۳. قرارهای ملاقات خود را دسته‌بندی و برای تایم کاریتان از قبل برنامه‌ریزی کنید
برنامه‌ریزی ناکارآمد قاتل درجه یک مدیریت زمان و بهره‌وری کارشناسان فروش است! مثلاً قرار ملاقات‌های حضوری‌تان را بر اساس موقعیت مکانی برنامه‌ریزی کنید. شاید این کار کمی بدیهی به نظر برسد، اما چند بار تا حالا متوجه شده‌اید که به دلیل نداشتن برنامه‌ریزی در ترافیک سنگین گیر کرده‌اید و وقتتان را برای از جایی به‌جای دیگر رفتن، به هدر داده‌اید؟
یک‌راه آسان و زمان کارآمد برای مشخص کردن منطقه و برنامه‌ریزی برای امور روزانه، استفاده از نرم‌افزار برنامه‌ریزی مسیر و مدیریت منطقه، مانند Map My Customers است. یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی مسیر مانند این به شما کمک می‌کند که کارآمدترین راه را برای فروش حضوری پیدا کنید.
۴. فقط روی یک موضوع تمرکز کنید
درست گفته‌اند که با یکدست نمی‌توان دو هندوانه برداشت. گاهی پیش می‌آید که به‌عنوان یک فروشنده، در برخی روزهای معین سرتان خیلی شلوغ باشد. شاید multi tasking به نظرتان مفید و سازنده برسد، اما درواقع برعکس است. در چنین شرایطی کیفیت کار پایین می‌آید و نمی‌توانید به جزئیات توجه داشته باشید.
از نظر فیزیولوژیکی، مدتی طول می‌کشد تا مغز از یک کار به کار دیگر تغییر وضعیت دهد. از دست دادن تمرکز در این زمان به بهره‌وری‌تان لطمه می‌زند. درنتیجه، وقتی تلاش می‌کنید و چند کار را با هم انجام می‌دهید، ۴۰ درصد بهره‌وری را از دست می‌دهید، زیرا مغز دائماً در تلاش است تا تغییر شیوه دهد و روی یک کار تمرکز کند. برای دستیابی به حداکثر نتایج و حفظ تمرکز مناسب، بهتر است که در لحظه فقط به یک کار بپردازید.
بهترین روش مدیریت زمان در فروش، این است که فعالیت‌های مشابه را با هم در یک گروه قرار دهید. گروه‌بندی فعالیت‌ها باعث می‌شود مغزتان در یک زمان روی یک هدف متمرکز شود.
۵. کارهای غیرضروری را کنار گذاشته و سرتان را خلوت کنید
چیزی در مورد قانون پارتو (Pareto Principle) شنیده‌اید؟ اکثر مردم آن را به نام قانون ۲۰-۸۰ می‌شناسند. ۲۰ درصد از کارهایی که انجام می‌دهید، ۸۰ درصد از نتایج را به همراه دارد. یعنی باید در مدیریت زمان، توجه خود را عمدتاً روی اموری معطوف کنید که بیشترین تأثیر را برایتان دارند. به‌جای تمرکز زیاد روی کارهای پیش پا افتاده و تکراری یا کارهایی که تأثیر چندانی بر موفقیتتان ندارند، روی مواردی تمرکز کنید که حداکثر ROI را دارند. سپس، کارهای تکراری و وقت‌گیر را انتخاب کرده و یا آن‌ها را به افراد دیگر بسپارید، از اتوماسیون وظایف استفاده کنید، یا در مقاطع زمانی مختصرتر و کوچک‌تر گروه‌بندی کنید.
اگر واقعاً می‌خواهید از وقتتان بیشترین استفاده را ببرید، باید کارهای غیرضروری را کنار بگذارید. سپس، می‌توانید انرژی بیشتری را برای اجرای فعالیت‌های چالش‌برانگیز و پرارزش مانند ارائه‌ی دموها، بازارگرمی برای فروش یا پیشنهاد شراکت استراتژیک بگذارید.
ابزارهای اتوماسیون، ساده‌ترین و سریع‌ترین روش مدیریت زمان در فروش هستند. بی‌تردید، انتخاب بهترین ابزار برای شما و کسب‌وکارتان به صنعت، وظایف شما و نقشتان در سازمان بستگی دارد. اما حتماً زمان بگذارید و ابزار مناسب خودتان را پیدا کنید. این کار در طولانی‌مدت باعث صرفه‌جویی در زمان خواهد شد. اگر می‌خواهید بیشترین سود را به دست آورید، تا جایی که امکان دارد فعالیت‌های روزانه و جانبی را کنار بگذارید.
۶. حواس‌پرتی را کنار بگذارید
هر روز ده‌ها موضوع در اطراف حواسمان را پرت و توجهمان را از منحرف می‌کنند. شاید یک دقیقه اینجا یا آنجا کم به نظر برسد، اما وقتی این زمان‌ها را جمع بزنید، تایم زیادی می‌شود.
یک‌راه آسان برای مبارزه با حواس‌پرتی و مدیریت زمان در فروش، این است که از قبل برای هر روز برنامه‌ریزی کنید. اولویت‌هایتان را تعیین و روی آن‌ها تمرکز کنید.
تلفن همراه را جلوی چشمتان نگذارید، مگر اینکه با آن کار ضروری داشته باشید. وقتی صدای زنگ تلفن را می‌شنوید یا نوتیفیکیشن دریافت پیام را می‌بینید وسوسه می‌شوید که پیام‌های متنی یا شبکه‌های اجتماعی خود را به‌طور مداوم در طول روز بررسی کنید. یک‌راه دیگر استفاده از ابزارهای رایگان ردیابی فعالیت مانند Rescue Time است که گزارش‌هایی از نحوه‌ی گذراندن وقتتان را در یک بازه‌ی زمانی مشخص برای شما ارسال می‌کند. این یک تلنگر عالی است!
۷. ایجاد نقش‌های تخصصی برای استفاده از مهارت‌های برتر تیم فروش
تقسیم وظایف بین اعضا را با دقت هر چه بیشتر انجام دهید. اجازه دهید هر کس در همان حوزه‌ای که بیشترین تخصص و کارایی را دارد، فعالیت انجام دهد. علاوه بر این با این روش می‌توانید کاری کنید رضایت آن‌ها از کار بیشتر شده و بقیه کارها را هم با علاقه و میل بیشتری انجام دهند.
یک مثال برای تقسیم وظایف به این شکل است: (شکارچیان (خرید)؛ تمام‌کننده‌ها (بستن قرارداد)؛ کشاورزان (مشتریان موجود))
۸. کاری را که می‌توانید در دو دقیقه انجام دهید، پشت‌گوش نیندازید
اسمش قانون دو دقیقه است: اگر می‌توانید کاری را در دو دقیقه تمام کنید، بلافاصله انجامش دهید و آن را به زمان دیگری موکول نکنید تا لیستی خسته‌کننده از کارهایی که باید انجام شود برای خود ایجاد نکنید!
دیوید آلن، نویسنده کتاب معروف Getting Things Done، با این قانون سرانگشتی مشهور شد. اگر باید یک فایل را برای مشتری بفرستید، سریع آن را انجام دهید و این کار را به تعویق نیندازید.
۹. استراحت کنید
وقتی روی استفاده‌ی بهینه از زمان تمرکز و برنامه‌ریزی تمرکز می‌کنید، معمولاً تایم استراحت را فراموش می‌کنید. به همین دلیل مغزتان خیلی سریع خسته می‌شود و بهره‌وری‌تان کاهش میابد. تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique) توصیه می‌کند که پس از هر ۲۵ دقیقه کار، یک استراحت کوتاه ۵ دقیقه‌ای داشته باشید. حتماً این کار را در برنامه‌ی روزانه‌تان بگنجانید.
این استراحت‌های کوتاه به مغز کمک می‌کند تا استراحت کند، ریکاوری کند و به‌طورکلی برای مدت طولانی‌تری شاداب بماند. این استراحت می‌تواند به هر روشی باشد، از ایستادن و کش دادن بدن پشت میز گرفته تا قدم زدن در بیرون ساختمان، یا خوردن یک میان وعده‌ی سبک که آن‌قدر از دسترستان دور باشد که از پشت میز بلندتان کند!
این استراحت کوتاه، بهره‌وری‌تان به‌طور قابل‌توجهی افزایش می‌دهد و تمرکزتان را افزایش می‌دهد.
۱۰. دوباره‌کاری نکنید – از الگوها استفاده کنید
در فرایند مدیریت زمان در فروش، بین تفکر خلاق و عملکرد استراتژیک توازن ایجاد کنید. خیلی از کسانی که در فروش کار می‌کنند؛ باید یک ایمیل را بارها و بارها ارسال کنند یا بارها با مشتری‌ها تماس بگیرند و یک حرف را تکرار کنند. اما یک تغییر کوچک در همین بخش می‌تواند زمان باارزشتان را خالی کند.
برای فروش تلفنی یک الگوی مشخص داشته باشید. لازم نیست برای هر تماس از اول شروع کنید و یا بی‌برنامه پیش بروید. یک سیستم مشخص ایجاد کنید و سپس آن را متناسب با موقعیت شخصی‌سازی کنید. حتماً یک اسکریپت بازاریابی تلفنی بسازید و یا یک قالب ایمیل آماده داشته باشید. این روش، اصلی‌ترین تکنیک مدیریت زمان در فروش است و وقتتان را باز می‌کند.
می‌توانید یک‌قدم جلوتر هم بروید! تیم فروش شما به محتوای مفیدی نیاز دارند که پاسخ‌های مشکلات رایج و سؤالات مشتریان بالقوه در آن ثبت شده باشد. ممکن است به‌اندازه کافی خوش‌شانس باشید و بخش بازاریابی داشته باشید که محتوای خوبی برای فروش نوشته باشد. البته متأسفانه این نوع منابع معمولاً برای شرکت‌های بزرگ‌تر است.
۱۱. در طول ساعات پربازده، بیشتر کار کنید
یکی از کارهایی که برای جلوگیری از اتلاف وقت می‌توانید انجام دهید؛ این است که ساعات کاریتان را با ساعات پربازده کارمندانتان هماهنگ کنید.
طبق گفته دن آریلی، استاد روانشناسی و اقتصاد رفتاری دانشگاه دوک، ساعت‌های اولیه روز اول هفته پربازده‌ترین ساعات روز هستند. به‌علاوه اگر شما از یک ابزار CRM مانند دیدار استفاده می‌کنید، می‌توانید زمانی که کارمندان فروش بیشترین کارایی را دارند، از طریق این نرم‌افزار پیگیری کرده و ساعات کاریشان را بر اساس آن تنظیم کنید.
می‌توانید از امکان برنامه کاری انعطاف‌پذیر برای تقویت روحیه کارمندان استفاده کنید. به تیمتان اجازه دهید زمان شروع کار را خودشان با توجه به بازدهشان انتخاب کنند. با این روش سطح بالاتری از انگیزه و انرژی در محیط کار خواهند داشت.
۱۲. اهداف فروشتان را با مهندسی معکوس تعیین کنید
با توجه به فروش‌های گذشته و بررسی روندشان؛ ببینید چه پروسه‌ای باید طی شود تا به هدف فروشی که مشخص کرده‌اید برسید. مثلاً چه تعداد تماس سرد، پیگیری و… برای رسیدن به یک فروش لازم است. حالا به‌جای اینکه تیم فروش را با تعداد فروش تحت‌فشار قرار دهید؛ بهتر است از آن‌ها بخواهید این تعداد فعالیت‌ها را انجام دهند.
تیم فروش شما نمی‌تواند نتایج را کنترل کند. آن‌ها فقط می‌توانند فعالیت‌هایی که انجام می‌دهند را کنترل کنند. اهداف و انتظارات شما باید واقع‌بینانه و قابل‌دستیابی باشند. اهداف غیر قابل‌دستیابی می‌تواند روحیه و انگیزه را در تیم شما از بین ببرد.
۱۳. فقط فروش
هدف تیم فروش باید فقط یک‌چیز باشد: فروش. نباید مسئولیت کارهای دیگر به عهده تیم فروش قرار بگیرد؛ مثلاً آنالیز داده‌ها، آنالیز تبلیغات، بازاریابی و مشاوره، وظیفه سایر تیم‌ها است و نباید بر عهده فروش قرار بگیرند.
نتیجه‌گیری
مدیریت زمان در فروش، اهمیت بسیار بالایی دارد. به‌عنوان یک فروشنده، باید مدیریت زمان را در اولویت بگذارید. تاکتیک‌های مدیریت زمانی که در این مقاله توضیح دادیم، شروع خوبی برای فروشندگان است تا بتوانند وظایفشان را در روز کاری ساده کنند و زمان ارزشمندی را برای تمرکز روی بستن معاملات بیشتر اختصاص دهند. به‌علاوه، این تاکتیک‌ها به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که همچنان در طول روز زمانی برای استراحت، تجدیدقوا و ایجاد تعادل بین کار و زندگی دارید.
اهداف مشخص و شفاف داشته باشید، آن‌ها را اولویت‌بندی و توجهتان را به مهم‌ترین وظایف معطوف کنید و از شر حواس‌پرتی خلاص شوید. درنتیجه، بهره‌وری بیشتر، فروش موفق‌تر و به‌طورکلی، استرس کمتری خواهید داشت.
منبع: www.didar.me